Prélèvement à la source : les mesures que doit mettre en place mon entreprise avant le 1er janvier 2019

Plus que quelques semaines avant l’entrée en vigueur du prélèvement à la source (PAS). Au 1er janvier 2019, les entreprises devront assumer un rôle de collecteur de l’impôt sur le revenu dû par leurs salariés.
Pour ce faire, les entreprises ayant préalablement déposé leur déclaration sociale nominative (DSN) se voient transmettre par l’administration fiscale, depuis septembre, le taux de prélèvement à la source applicable aux situations respectives de ceux de leurs salariés pour lesquels il a pu être calculé.

Pour les travailleurs entrant dans la vie active ou arrivant de l’étranger et pour lesquels – par hypothèse – aucun taux n’a pu être individuellement déterminé, il a été établi des taux non personnalisés ou « neutres » applicables par défaut. Cf. ci-dessous la grille de ces taux « neutres ».

A compter du 1er janvier 2019, les entreprises devront appliquer ces taux (personnalisés ou neutres selon les cas) afin de déterminer les retenues sur salaires nets à opérer par chaque salarié. Les retenues sur salaires devront alors figurer sur la DSN, avant d’être reversées à l’administration fiscale, selon une échéance déterminée.
Cette échéance varie essentiellement selon la taille de l’entreprise :
le 8 du mois suivant, pour les entreprises de plus de 50 salariés, dont la date limite de dépôt de la DSN est au 5 du mois ;
le 18 du mois suivant, pour celles de moins de 50 salariés, dont la date limite de dépôt de la DSN est au 15 du mois ;
jusqu’à trois mois après en cas d’option pour un reversement trimestriel, s’agissant des entreprises comptant moins de 11 salariés.

En pratique : les sommes retenues au titre du PAS feront l’objet d’un prélèvement directement effectué par les services compétents de l’administration fiscale sur un compte bancaire collecteur renseigné dans la DSN ; la banque concernée devant au préalable avoir été destinataire d’un mandat de prélèvement.
Les entreprises devront profiter des dernières semaines de l’année 2018 pour s’assurer :
de la fiabilité des données d’état civil renseignées pour chaque salarié afin d’éviter toute erreur de reconnaissance dans l’application des taux de prélèvement. Il s’agit du numéro d’identification au répertoire des personnes physiques et des éléments d’état civil classiques (noms, prénoms, date de naissance, lieu de naissance, adresse postale) ;
que leur logiciel de paie est « à jour » et leur permettra dès le 1er janvier d’éditer des bulletins de paie conformes.

Pour préparer au mieux l’entreprise et ses salariés au PAS (prélèvement à la source), une période de « préfiguration » est également vivement préconisée.

Concrètement, il s’agit de faire apparaître sur le (les) dernier(s) bulletin(s) de paie de l’année 2018, le montant de retenue sur salaires qui serait appliqué si le PAS était en vigueur.

Certes optionnelle, l’étape de la préfiguration permet aux salariés de mieux appréhender les changements induits par le passage au PAS, en portant à leur connaissance le taux de prélèvement qui leur est applicable, le montant d’impôt correspondant, ainsi que le salaire net après déduction.

En pratique : pour engager la préfiguration, des fonctions de simulations sont d’ores et déjà proposées par les éditeurs de logiciels de paie.

Au-delà de ces mesures, la mise en œuvre d’une communication en interne de l’entreprise, tant auprès des services de paie que des salariés, est recommandée.

Il pourra dans ce cadre être répondu aux différentes interrogations que peut susciter le PAS.

Toutes ces actions d’anticipation combinées concourront à un passage réussi de l’entreprise au prélèvement à la source.

Cet article a été rédigé par Fatiha NOURI, Avocat, et Bastien CONTAT, Juriste.

Cet article n’engage que ses auteurs.